효과적인 화상 회의 운영하는 방법

효과적인 가상 회의를 운영하기 위한 중요한 지침

 

 

전 세계의 조직은 직원들이 코로나 바이러스로부터 안전하게 지낼 수 있도록 신중한 조치를 취해야 했습니다. 직원은 더 이상 도시 나 국가를 벗어나 업무 관련 출장을 보내지 않으며 재택근무가 허용됩니다. 직접 회의를 할 수 없기 때문에 가상 회의가 직장에서 새로운 트렌드가 되었습니다. 온라인 회의는 종종 NEEO Messenger와 같은 비디오 채팅 애플리케이션을 사용하여 개최됩니다. 안타깝게도 여러 가지 이유로 인해 온라인 회의는 대면 회의만큼 성공적이지 못했습니다. 팀 리더 / 프로젝트 관리자는 아래 주어진 사항을 읽고 구현하여 성공적인 가상 회의를 진행할 수 있습니다.

 

출석이 필요 없음 :

이름이 불려지고 직원이 응답 할 차례를 기다리면 많은 시간이 낭비됩니다. 직원은 로그인하는 즉시 채팅 창에 이름을 입력하도록 요청해야 하며이 채팅은 기록을 위해 저장할 수 있습니다.

 

회의 의제 :

회의 의제는 시간 전에 모든 참석자와 공유해야합니다. 또한 회의 중에 사람들이 주요 주제에서 이탈하는 경우 일정 슬라이드를 알림으로 사용할 수 있습니다.

 

요점 :

자신을 간략하게 소개하고 다른 직원들에게 감사의 말을 전한 후 바로 의제로 이동하세요. 소개를 드래그하면 다른 사람들이 주요 주제에서 멀어집니다. 주요 콘텐츠를 바로 시작하면 모든 사람의 시간과 에너지를 절약할 수 있습니다.

 

명확한 지침 :

회의 시작 전에 참가자에게 적절한 로그인 세부 정보를 제공해야합니다. 그들은 회의실에 들어가기 위해 사용해야 하는 링크와 마이크를 켜 놓거나 음소거 상태로 유지해야 하는지 여부를 알아야 합니다. 최소한 회의 하루 전에 참가자들에게 이메일을 보낸 다음 최소한 한 시간 전에 모든 지침과 함께 미리 알림을 보내야 합니다.

 

화상 회의 선택 :

모든 중요한 회의에 대해 직원이 회의 중에 카메라를 켜 두어야하는 규칙 세트가 있어야 합니다. 종종 오디오 콘퍼런스 콜 중에 모든 구성원이 동등하게 세심하지 않습니다. 어떤 사람들은 이메일, 메시지 및 기타 소셜 미디어 알림을 확인하느라 바쁩니다. 화상 회의는 멀티 태스킹을 방지하고 회의 중에 직원이 주의를 기울 이도록 합니다.

 

장비 확인 :

참가자는 회의 시작 최소 15 분 전에 장비를 확인하도록 지시해야합니다. 다운로드해야 하는 소프트웨어 또는 화상 채팅 응용 프로그램을 알고 있어야 합니다. 마이크와 스피커도 미리 확인해야 합니다.

 

적절한 가시성 :

화상 회의는 실제 회의의 인상을 주면 더 효과적입니다. 회의 구성원은 얼굴 표정과 몸짓을 볼 수 있도록 웹캠 가까이에 앉도록 요청해야합니다. 사람들은 또한 그들이 관찰되고 있다는 것을 알 때 말하는 것에 더 많은 주의를 기울일 것입니다.

 

 

 

간결성 :
특히 길이가 긴 경우 가상 프레젠테이션을 통해 사람들이주의를 기울 이도록 하기가 어렵습니다. 회의는 토론의 형태로 진행되어야 하고 배경 정보는 참가자들 사이에 미리 회람되어야 합니다. 대화식 회의가 많을수록 더 효과적입니다.

딱딱한 분위기 깨기:
화면 뒤에서 권위의 위치는 대인 관계 기술보다 덜 중요합니다. 모든 회원이 참여하도록하려면 진심으로 관심이 있다는 것을 알려주십시오. 그들의 건강과 가까운 친구 및 가족의 건강에 대해 문의하십시오. 아이스 브레이커는 직원들의 더 많은 참여를 장려합니다.

모두의 참여 :
사람들이 토론에 참여하도록하는 또 다른 방법은 모든 사람이 자신의 의견을 제시하도록 하는 것입니다. 모든 사람이 차례대로 회의를 진행할 수 있도록 원탁 토론 방식으로 회의를 진행합니다.

시각 자료의 중요성:
시각 자료를 사용하면 참가자의주의를 끌 수 있습니다. 주제 관련 비주얼에 초점을 맞추는 동안 직원은 이메일 및 기타 부가 알림을 확인할 가능성이 적습니다. 그림지도는 회의의 모든 구성원의 사진과 함께 효과적인 시각 자료로 사용할 수 있습니다.

회의 후 조치 :
논의 된 내용이 구현될 때까지 회의의 성공 여부를 측정할 수 없습니다. 회의 중에 실행 전략을 논의하고 규칙과 책임을 명확하게 정의합니다. 1 ~ 10 점 척도로 직원에게 할당된 작업을 얼마나 원활하게 전달할 수 있는지 질문합니다. 평점이 10 미만이면 더 쉽게 할 수 있도록 작업을 수정합니다. 온라인 회의는 대면 회의와 다르지만 대표가 팀의 동기를 유지할 수 있다면 효과적 일 수 있습니다. 이 앱을 사용하여 가상 회의를 몇 번이고 개최해야 하므로 올바른 영상 채팅 애플리케이션을 선택하는 것도 중요합니다. 모든 까다로운 작업의 경우와 마찬가지로 약간의 준비가 필요하며 가상 회의에도 동일한 규칙이 적용됩니다.

 

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